Véritable cheville ouvrière de l’opération de LBO qui a vu GBL succéder à KKR au capital de Webhelp, valorisant la société à plus de 2,4 milliards d’euros, Sandrine Asseraf a piloté l’une des plus grosses opérations de private equity européenne de ces douze derniers mois. Si cette opération a mobilisé largement parmi les meilleures équipes de conseils de la place, elle a été aussi l’occasion de faire intervenir un nouvel acteur, la plateforme technologique Legalcluster.
Retour sur un entretien que Sandrine Asseraf nous avait donné en 2020.
Pourquoi avoir fait appel à Legalcluster ?
Sandrine Asseraf: Webhelp a toujours associé largement ses managers à sa réussite. De ce fait, avant même la mise en œuvre de cette nouvelle opération, notre « Manpack» impliquait un nombre très important de collaborateurs à travers le monde. Quand l’opération s’est dessinée, j’ai fait quatre constats : la gestion de ce Manpack, de par le nombre de personnes concernées et le nombre d’interactions qu’elle implique, constituait un défi opérationnel majeur que nous devions absolument sécuriser.
J’ai également constaté que nous étant appuyés, lors du tour précédent, de manière assez naturelle sur la logistique de nos différents conseils, je ne maitrisais pas au quotidien les informations du Manpack comme je le souhaitais. Voulant optimiser l’efficacité et le coût de la gestion quotidienne du Manpack, je devais profiter de cette nouvelle opération pour prendre le contrôle de nos informations, davantage encore dans le contexte du RGPD.
Le troisième constat, c’est qu’avec cette nouvelle opération, le nouveau Manpack impliquerait encore plus d’acteurs et rendrait les deux premiers constats encore plus aigus.
Enfin, Webhelp est une entreprise qui croit en la puissance de l’innovation et en la nécessité de confier aux bonnes personnes les bonnes actions dans un souci d’efficacité. J’ai fait le pari qu’il serait de bonne gestion de confier la « logistique » du Manpack à une entreprise de tech qui serait alors au service de l’ensemble des acteurs de ce dossier hors normes.
Pourquoi avoir fait confiance à Legalcluster?
SA : Je connais Jean-Marie Valentin, le fondateur de Legalcluster de longue date ayant partagé quelques bonnes années au sein du cabinet WillkieFarr. Curieuse de le voir quitter la robe pour créer Legalcluster, nous avons rapidement échangé sur nos actualités respectives. Et j’ai tout de suite constaté que nous étions alignés : dans la vision de Jean-Marie, un cluster est une stratégie de plateforme dédiée à un enjeux juridique ou de conformité, concentrant en un lieu unique, l’ensemble de parties prenantes, l’ensemble des données, l’ensemble des flux et des workflows, à la main du « propriétaire ou du gestionnaire de la donnée » et au service de l’ensemble des acteurs. Inscrit dans une stratégie de plateforme, un cluster se veut une solution pérenne dans le temps. J’ai considéré que cette approche, adaptée à mes enjeux, pouvait m’aider à résoudre les défis du Manpack de Webhelp.
Nous nous sommes donc fait confiance pour bâtir ensemble ce nouveau parcours. Le socle technologique existant, la connaissance fine que Jean-Marie a des opérations M&A complexes, comme la très grande qualité des équipes tech et customer success de Ghislain d’Aramon et d’Ahmed Abdelghani ont ainsi permis de sortir notre cluster Manpack à temps pour attaquer notre nouvelle opération.
En quoi consiste ce cluster Manpack ?
SA : C’est une plateforme digitale qui a trois dimensions : une dimension de back office qui permet d’élaborer de manière collaborative toute notre documentation. Une dimension front office qui permet à chaque manager d’accéder au travers d’une interface personnelle et sécurisée, aux données, informations et documents qui lui sont propres. Cette interface est également un outil de collecte de données que nous avons pu enrichir au fur et à mesure de notre opération pour recueillir les informations utiles. La troisième dimension est le cœur du cluster. Il s’agit du « data collector » et des moteurs de workflows associés. Le data collector structure, synthèse, reporte et historise l’ensemble des données et des flux créées au titre du Manpack.
C’est à partir du data collector que nous pouvons nourrir nos templates de document et initier nos workflows de publipostages, de validation et de signature.
Concrètement, quel est le volume des données traitées par votre cluster ?
SA : En réalité, c’est considérable. Pour vous donner une idée de l’ampleur du sujet, aujourd’hui le stock de donnée « manager » structuré par notre plateforme représente plus de 100.000 données personnelles collectées et traitées dans le respect des règles RGPD !
Nous avons généré plus de 10.000 documents, dont plus de 3.000 documents signés. Il y a eu plus de 9.000 connexions à la plateforme sur la durée de l’opération. En moyenne, 300 documents ont été consultés par jour, avec un pic à plus de 1700 documents le jour du closing principal.
C’est également au travers de la plateforme que nous avons géré tout le process de souscription.
Qu’est-ce que cela vous a apporté comme valeur ?
SA : Concrètement, Legalcluster m’a permis de faire face aux défis que j’avais identifiés et a été un des acteurs décisifs du succès de notre opération.
En termes d’efficacité opérationnelle, cette plateforme a changé les paramètres du dossier : la capacité de traitement de la plateforme nous a fait gagner beaucoup de temps et a permis de sécuriser de nombreuses échéances.
Et enfin, je maitrise aujourd’hui les informations, leur qualification et leurs traitements.
Après une période d’adaptation finalement assez rapide, les équipes Legalcluster et nos conseils ont travaillé main dans la main pour rendre les processus toujours plus efficaces et performants dans l’intérêt général : les avocats se concentrant sur le cœur de leur valeur ajoutée et Legalcluster assurant l’intendance. Je crois que chacun n’a pu que s’en féliciter.
Quelles sont les suites que vous entendez donner à cette collaboration fructueuse ?
SA : Je suis heureuse d’avoir contribué à la création de ce beau parcours. je crois qu’avec nous, Legalcluster a attaqué le sujet par la
« face nord » ! Et je me réjouis de voir d’autres entreprises adopter cette solution pour gérer leurs relations actionnaires et leurs dossiers M&A complexes.
Notre cluster Manpack va perdurer dans le temps pour en faciliter la gestion quotidienne. Maitrisant aujourd’hui les informations et leurs flux, il m’est beaucoup plus facile de gérer mes interactions avec l’ensemble des parties prenantes. Ces informations seront également précieuses pour les prochaines opérations.
Ensuite, nous poursuivons notre collaboration avec Legalcluster sur des enjeux plus internes comme la gestion de nos contrats et je reste très attentive aux propositions de valeur qu’ils peuvent nous présenter notamment en matière de conformité.