Legalcluster accompagne le Groupe Casino dans le déploiement de sa plateforme de déclarations de Conformité (cadeaux et invitations, conflit d'intérêts, etc.).
Découvrez le retour d'expérience de Jean-Marie Gauvain !
Quel est Ie contexte de la digitalisation des fonctions risques & conformité au sein du Groupe Casino ?
La conformité aux lois et règlements a toujours fait partie des valeurs clés du Groupe Casino, et ce bien avant la loi Sapin II.
Dès la fin 2016, un comité de pilotage a été mis en place pour réfléchir et définir les modalités d'application de la loi pour toutes les filiales du Groupe Casino et les collaborateurs de celles-ci.
Le déploiement de Sapin II s’est d’abord fait sur une base papier, la digitalisation n’était pas à l’ordre du jour, ce d’autant que les solutions techniques étaient quasi inexistantes.
Les années passant, des solutions techniques ont vu le jour et le sujet de la digitalisation a progressivement fait son chemin.
Une des grandes problématiques était de pouvoir s’appliquer à des entités différentes avec des histoires, organisations, systèmes d'information et objectifs propres.
Le Groupe Casino avait donc besoin d’un outil agile dans sa mise en place et simple dans son utilisation, pour une adoption rapide, massive et continue.
Quel a été le facteur déclenchant de la digitalisation de certains outils relevant de la fonction conformité au sein du Groupe Casino ?
Un constat : deux procédures (gestion des cadeaux et invitations d’une part et des conflits d’intérêts d’autre part) dont la mise en œuvre pouvait être significativement améliorée.
Le COVID a vraisemblablement accéléré le mouvement vers la digitalisation car cette pandémie a généralisé l’équipement et le travail à distance des collaborateurs et vu l’émergence d’outils tels que Microsoft Teams (dont I'intégration a été une des raisons du choix de Legalcluster) ou encore Zoom.
L’émergence sur le marché de solutions de conformité, simples en termes de déploiement et d’accès, fonctionnant sur Teams et adaptables aux différents besoins et organisations a fait le reste.
En parallèle les autorités réglementaires telles que I’AFA ont renforcé leur contrôle, accélérant Ie besoin de consolidation des données et de reporting, et donc de digitalisation.
Que permet la digitalisation ?
Concernant les déclarations des cadeaux & invitations, la digitalisation facilite la vie de chacun des employés concernés.
Pour ce qui est des conflits d'intérêts, la digitalisation permet de suivre les déclarations et de les accompagner lors des campagnes. Elle facilite également la mise à jour d’une déclaration en cours d’année.
Plus généralement, la digitalisation simplifie la lecture des documents, leur traitement et leur gestion dans le temps, ce qui permet de viser 100% de déclarations.
Prenons I'exemple d’une filiale avec 1600 personnes concernées, nous devions envoyer 1600 mails, lire toutes les réponses pour finalement trailer les quelques cas problématiques et ce sans compter les multiples relances de ceux qui ne répondent pas.
La digitalisation permet d'automatiser ce processus, tout en le sécurisant et facilitant l’accès à l’information en tant que de besoin a posteriori.
Quelles sont les éléments critères de choix d’une solution digitale pour les fonctions risques et conformité ?
Le choix numéro un est sans conteste la simplicité d’utilisation pour les utilisateurs finaux. C’est la condition sine-qua-non pour permettre une adoption massive de la solution. L’accès via Microsoft Teams, dans le cas de Legalcluster, était un vrai plus pour les collaborateurs.
Le deuxième élément est la confidentialité des données, ce que permet I ’architecture de Legalcluster.
Le troisième critère est la facilité de déploiement. Microsoft étant déjà adopté par le Groupe Casino, cela a simplifié les actions de nos services informatiques lors de la validation technique du nouveau dispositif.
Comment mesurez-vous la performance d’un outil tel que celui de Legalcluster ?
Elle est liée au nombre de retour de nos utilisateurs. Nous avions des remontées insuffisantes concernant les déclarations cadeaux/invitations & de conflits d'intérêts.
Le déploiement de Legalcluster va nous permettre d’observer la différence.
Legalcluster va également nous permettre de suivre l’avancée de chaque opération au sein de chaque BU, quant à la demande de signature, et de sa validation.
Legalcluster nous permet d’émettre rapidement des rapports. Les déontologues de chaque entité pourront savoir en un clic, ce qui a été déclaré, filiale par filiale, et ce qui constitue réellement un conflit d’intérêts.
Enfin, Legalcluster va nous permettre de créer de nouveaux indicateurs, en fonction de nos besoins.
La logique de plateforme est-elle importante ?
La Direction Risques et Conformité est précurseur quant à l’utilisation de plateformes, en raison de son activité transverse.
La logique de plateforme nous permet de mettre à disposition de l’information et des outils pédagogiques en transverse directement auprès des collaborateurs des filiales du Groupe Casino mais aussi de croiser des données et faire ressortir des informations utiles. II faut se rappeler que nous sommes aussi dans une logique de contrôle, et si nécessaire, de sanctions.
Quelle est I’équipe projet idéal dans ce processus de digitalisation ?
Sur la partie paramétrage, nous avons organisé des workshops avec les différents métiers et les équipes produits de Legalcluster pour consolider les informations nécessaires pour assurer les paramétrages.
Pour ce qui est du lancement, nous avons travaillé avec nos équipes communications et ressources humaines pour lancer la version mise en production.
Quelle est votre vision à long terme d’un outil comme Legalcluster ?
Nous utilisons Legalcluster comme un facilitateur et un outil qui, parce qu’iI est transversal, va permettre à chacune des filiales de mettre en œuvre de manière standardisée une procédure commune dans Ie Groupe Casino.
Legalcluster permet ainsi de faciliter Ie respect des procédures.
C’est donc un outil essentiel de centralisation vertueuse.