Par Jean-Marie Valentin, President de Legalcluster, President de l'Association de la Filière des Services juridiques et du Droit
Pourquoi la transformation des fonctions juridiques est bien autre chose qu’un enjeu de transformation digitale ?
Cela peut paraitre paradoxal. A un moment où les entreprises commencent à envisager la transformation de leurs fonctions juridiques et où les plus grandes d’entre elles se dotent enfin de Legal Ops pour s’y préparer, nous venons dire que la transformation des fonctions juridiques est autre chose qu’un enjeu de transformation digitale. Injonction d’autant plus paradoxale venant d’un éditeur de logiciel Saas !
C’est pourtant le bon moment de partager cette conviction, pour vous éviter bien des écueils et des désillusions. Si vous ne voulez pas échouer, nous vous invitons à remettre les choses dans l’ordre.
La transformation digitale n’est pas la cause de la transformation des fonctions juridiques.
Elle n’en est qu’une conséquence. Elle n’est pas le but de cette transformation, elle n’en est que le moyen.
Beaucoup d’attention est apportée aujourd’hui à la puissance transformative supposée des innovations technologies : gestion des données, puissance de calcul, intelligence artificielle, automatisation, moteur de workflows… ces technologies étant sensées entrainer la transformation digitale de vos fonctions juridiques.
Face à cette « offre » foisonnante, de nombreux acteurs résistent à la fascination de la nouveauté et demandent encore à être convaincus. Ils regardent, ils s’intéressent à ce qui existe. Bref, ils doutent et ils ont bien raison. Ils ne sont pas hermétiques à l’innovation. Ils sentent que le problème auquel ils sont confrontés dans leur entreprise n’est pas là. Et cette sensation procède de ce qu’ils sont : des juristes. C’est-à-dire des professionnels qui pratiquent le droit.
Qu’est-ce que le droit ?
Le droit est une matière vivante qui dit ce que nous sommes, tant en termes d’individualité, qu’en termes de relations aux autres et de société. Le droit est un héritage continuellement mis à jour de notre histoire politique, de notre philosophie, de notre vision anthropologique, de nos stratégies et de nos confrontations au réel. Le droit est à la fois le fruit et le reflet de notre humanité.
C’est encore un instrument de souveraineté, de compétitivité et de rayonnement au service de communautés humaines, entreprises, pays où groupes d’intérêts. Le droit est une arme de guerre économique. Le droit renvoie aux sciences humaines, aux humanités et aux arts libéraux.
En quoi consiste cette transformation des systèmes juridiques ?
Aujourd’hui, c’est d’abord cette matière et les systèmes juridiques qui se transforment, sous l’influence cumulé des réglementations de conformité (Sapin II, Vigilance, DPEF…) – et des règlementations sur la donnée (RGPD) et de ce que l’on appelle le « droit global ».
Les réglementations de conformité s’intéressent aux « comportements », aux processus et aux modèles d’organisations, tandis que les règlementations sur la donnée s’intéressent à la donnée, à leur traitement et à leur usage.
Nous ne sommes plus dans un système juridique qui s’intéresse à la définition des relations et à la sanction d’une infraction - renvoyant le reste à la liberté de chacun et au secret de la vie privée ou des affaires - nous basculons dans un système juridique qui se propose de projeter en toute chose, une qualification juridique, un score, une intention, des effets prévisibles, une possibilité de remédiation, d’évaluation.
L’envoie du CV de votre nièce la RH, un simple repas partagé avec un client de
longue date, toute chose dont l’opportunité relevait hier encore de la libre appréciation, devient le fait générateur d’un risque putatif, qui doit être traité conformément à une politique au travers d’un processus déclaratif impliquant le recueil de l’approbation d’une ou de plusieurs personnes ainsi que l’inscription dans un registre.
Il en sera de même de l’adhésion à une association professionnelle, du soutien au club de foot local ou d’une réunion avec le député de la circonscription sur laquelle votre entreprise est implantée pour discuter de l’opportunité d’un projet d’investissement.
Cette réalité prend une dimension encore plus fondamentale lorsqu’il s’agit d’appréhender par exemple ses « contrats », ses « chaines d’approvisionnement », ses « modèles d’affaires » pour répondre aux injonctions de toutes sortes de cartographies et d’obligation de rapportage.
En juridicisant tout ce qui touche à l’entreprise, la philosophie qui sous-tend notre droit glisse du principe de liberté, vers le principe de prudence (et ses corolaires, les principes de sécurité, de vigilance et de transparence).
Ce changement de philosophie implique que toute chose soit traduite en une donnée qualifiable juridiquement et rapportable en tant que telle. Il induit donc, par voie de conséquence, une digitalisation des fonctions juridiques.
Mais – même digitalisé – le droit reste le droit. Il reste cette matière « politique » dont l’objet fondamental est la « personne ». Vouloir réduire l’enjeu de la transformation des fonctions juridiques à la transformation digitale reviendrait à vouloir réduire le droit à sa dimension technique au risque d’y faire disparaitre la personne, risque au combien totalitaire.
Mal ordonnée, la tech est nulle
On a tous un jour était impressionné par un vendeur de foire qui nous a vanté les mérites d’une serpillère magique. Doté de ce produit miracle et d’un geste élégant, il a fait disparaitre sous nos yeux ébahis les immondices qu’il avait préalablement déversées sur le sol pour les besoins de sa démonstration. Convaincu, on achète la serpillère magique et arrivé à la maison, on tente à son tour l’expérience. Généralement, ce genre d’anecdote permet de rire de bon cœur pendant - au moins - deux générations (d’autant plus si vous ne passez jamais la serpillère…).
L’offre technologique c’est un peu la même chose. On peut très vite être séduit par un outil miracle et revenu dans le contexte de son entreprise s’apercevoir que cet outil ne répond pas à ses besoins propres, ne s’intègre pas avec son système d’information, ne répond pas à ses standards de sécurité informatique, etc. obligeant à un surcroît d’investissement et mettant en péril les objectifs poursuivis. La déconvenue est d’autant plus grande, si on n’a pas l’habitude des projets de transformation…
Plus que des Legal ops soyez des Legal evangelist
Cela fait des années qu’il est fait le reproche aux juristes d’être focalisés sur la règle plus que sur leurs clients, sur la technique plus que sur la dynamique. A un moment ou le droit devient plus que jamais l’affaire de tous et où les juristes aspirent à être business partner, ils ne doivent surtout pas faire de la technologie et des « opérations » l’alpha et l’oméga de leur transformation au risque de renfermer à nouveau leur droit dans une compréhension technique.
Ce que dit la transformation du droit, c’est que le droit est devenu l’affaire de tous. Le principal enjeu de la transformation des fonctions juridiques c’est donc d’engager chaque collaborateur dans sa dimension juridique.
Votre mission n’est pas de déployer des outils qui facilitent la vie des juristes ou de « streamliner » des process, des workflows et des opérations. Votre mission est d’assurer la transformation de chaque collaborateur de votre entreprise en « agent » de droit et de le valoriser dans cette qualité.
En mettant au cœur de votre mission l’empowerment juridique et l’autonomisation de chaque collaborateur, vous donnez à votre fonction une noblesse et une efficacité nouvelle, cohérente à la fois avec la nature si particulière de la matière juridique et avec les exigences de la transformation. Car en vous concentrant sur les personnes que vous voulez transformer, vous allez naturellement :
- vous aligner sur leurs besoins, leurs contraintes, les frustrations, leurs objectifs, leurs agendas ;
- Les engager dans la nécessité de transformer les fonctions juridiques en conséquence (et donc augmenter le périmètre de vos sponsors) ;
- Augmenter l’assiette de votre ROI (je préfère faire gagner une heure par semaine à 300 commerciaux qu’une heure par jour à un juriste…)
- Etre véritablement business partner en facilitant l’atteinte de leurs objectifs (pas des vôtres), et
- Contribuer au développement de communautés professionnelles vertueuses, socles de tout stratégie de croissance responsable et durable.
Alors évidemment, à un moment donné, vous allez devoir mobiliser des outils technologiques à cet effet. Mais ainsi ordonnés aux objectifs de vos clients internes, à leurs critères de performance et à la stratégie de votre entreprise, ces outils deviendront leurs outils au service de leurs besoins et de leurs objectifs. Ils créeront de la valeur pour tous et s’imposeront comme une évidence.
Deux exemples concrets pour illustrer ce propos
Prenons tout d’abord l’exemple d’un grand groupe dont la direction juridique décide d’engager un chantier de gestion électronique de documents (GED). L’idée est simple : assurer au travers d’un repository l’archivage de tous les documents « juridiques » de l’entreprise ainsi qu’une base de précédents, de modèles et de guides. Il s’agira de surcroit de permettre l’automatisation des contrats, la mise en
œuvre de workflows d’approbation, de signature et pourquoi pas, d’analyse automatique du contenu de ces contrats.
Centrée sur ses besoins propres et ses objectifs particuliers, la direction juridique choisi un outil « expert » qui offrent des fonctionnalités approfondies… à la direction juridique. Fort de son nouvel outil développé à grand frais, la direction juridique se propose d’aller évangéliser ses clients internes quant à ce qui est attendu de leur part pour permettre à cet outil de démontrer toute sa puissance.
Entre-temps la DSI a déployé Teams (de Mircrosoft) au sein de l’entreprise pour répondre aux besoins de collaboration des métiers. Et cette solution - qui emporte Word et une brique documentaire puissante bâtie sur la technologie Sharepoint – donne toute satisfaction aux opérationnels. Objectivement, les fonctionnalités natives offertes par cette solution, tant en termes d’édition collaborative que de gestion documentaire sont plus puissantes que celles offertes par la GED de la Direction Juridique.
Alors que les documents sont, de fait, ceux produits quotidiennement par les opérationnels et que la direction juridique est sensée leur simplifier la vie, les métiers se retrouvent à jongler entre deux solutions concurrentes, créant incompréhension, frustration et perte d’efficacité. Evidemment au bout de quelques mois, la GED se trouve en déshérence.
Ce projet aurait dû être mener à partir de la réalité des clients internes et de leurs outils quotidiens et remonter à la direction juridique. Et les apports technologiques de la direction juridique auraient dû être pensés en valeur incrémentale aux outils opérationnels et non en valeur absolue. Ainsi ces outils se seraient insérés naturellement dans le système d’information pour garantir à l’ensemble des usagers une expérience de bout en bout, intégrée et fluide.
Embarqué naturellement dans le process métier, la gestion « juridique » du document cesse d’être en pensum et devient une nouvelle routine. Permettant à chacun de s’épanouir dans l’exercice de ses responsabilités.
Il aurait été également possible d’y embarquer toutes les dimensions de conformités liées au contrat pour toujours plus d’efficacité et de sécurité.
Prenons un deuxième exemple : l’équipe en charge de la production du corpus normatif d’une grande entreprise cherche à faciliter leur travail de production et de pilotage de leurs politiques et programmes éthiques et de conformité.
C’est un enjeu technique et technologique qui implique un investissement conceptuel, humain et financier important. Si vous rapportez ce projet à la nécessité de faire gagner un équivalent temps plein à l’équipe en charge, ces investissements n’auront aucun sens.
Si au contraire, vous rapportez ce projet à la nécessité de faire gagner à chacun des 50 000 collaborateurs du groupe 1heure par semaine dans ses interactions
avec ces normes, et à la nécessité pour la gouvernance de l’entreprise de justifier de la complétude et de l’effectivité de ces normes auprès des autorités de contrôle, les investissements deviennent absolument nécessaires et parfaitement justifiés.
En sommes, le droit est une affaire de personne avant d’être une affaire de data et de workflow et c’est en repartant des personnes dont on à la charge que l’on peut structurer et déployer des processus efficaces et vertueux..
Cet article est un extrait du livre blanc à paraître "Les fonctions juridiques et de conformité face aux défis des stratégies de croissance durable". Pour le recevoir, inscrivez-vous ici.