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Déclarez et gérez les déclarations cadeaux / invitations sur Microsoft Teams

1. Les collaborateurs accèdent à la routine de déclaration de cadeaux via son environnement Microsoft Teams

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L'utilisateur accède aux parcours selon son profil de données (cluster, entreprise, pays, langue…) sur le web ou via Teams.

 

Il peut choisir la langue de l'application.

 

Chaque salarié peut recevoir des rappels via l'application et recevoir un email de notification pour l'alerter d'un changement de sa déclaration ou de son rapport dans l'application.

 

Chaque collaborateur peut accéder à son historique de rapport/déclaration.

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Les cadeaux sont généralement un processus simple,  l'employé suit les différentes étapes d'un formulaire pour saisir les bonnes données auxquelles il peut joindre des documents.

Pour les déclarations plus sophistiquées, le salarié sera invité à créer un cluster.

La structure des données, les référentiels et les seuils sont définis conformément au programme applicable. Il est possible en phase projet de créer autant de types de formulaires que nécessaire, afin de couvrir les différentes polices en cours.

2. La déclaration est faite via un simple formulaire

3. Les données sont transférées dans un cluster de matter management

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Une fois le formulaire rempli, les données incrémentées ainsi que les données collectées à partir du profil de l'utilisateur sont déversées dans un type de cluster préconfiguré.

Le cluster est le fil rouge  du matter management dont consolide l'activité, le document, les workflows et les logs dans le temps.

Le cluster sera automatiquement partagé avec les personnes concernées pour le processus d'information/validation (responsable, responsable de la conformité, RH, etc.).

Chaque employé doit avoir la possibilité d'ajouter de nouvelles informations ou de mettre à jour des informations à tout moment.

L'application permet la création d'une boîte de commentaires pour permettre au validateur (manager ou Responsable Ethique et Conformité ou RH) d'expliquer un refus d'autorisation/signature.

4. Les personnes en charge prennent le lead

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La déclaration a été soumise.

Les responsables sont prévenus et peuvent prendre les devants.

 

Il est à noter que le déclarant garde un accès complet et permanent à ses clusters pour suivre le processus et contribuer davantage si nécessaire.

Le cluster créé est automatiquement mis en place au sein du back-office de l'organisation associée afin que le responsable de la conformité ait une vue complète et synthétique de l'activité dans son périmètre.

Enfin, les données sont consolidées pour être analysées et auditées

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Toutes les données des clusters sont consolidées dans un tableau de bord pour:

- Accélérer la gestion du pipeline des déclarations
- Faciliter l'audit, le reporting et l'intelligence des données au niveau de l'organisation ainsi qu'au niveau de la plate-forme.